Was bedeutet outsourcen?
Der Begriff Outsourcing stammt aus dem Englischen und setzt sich aus den Worten outside (extern), resource (Quelle) und using (Nutzung) zusammen, also die Nutzung externer Quellen oder Ressourcen. Outsourcing selbst ist eine Unternehmensstrategie, bei der Unternehmen einzelne Aufgaben, Teilbereiche oder auch Geschäftsprozesse an externe Dienstleister ausgelagern. Wenn ein Unternehmen also beispielsweise seine Buchhaltung auslagert, stellt das einen Outsourcing Prozess dar. Logistisch gesehen stellt dieser Prozess eine Verkürzung der Wertschöpfungskette innerhalb eines Unternehmens dar.
Wer seine Buchhaltung outsourcen oder auslagern möchte, kann sich entweder an einen externen Buchhalter oder Steuerberater wenden oder ein digitales Buchhaltungsprogramm verwenden.
1. Outsourcen der Buchhaltung
Entscheidend für eine externe Buchhaltung sind Transparenz und die Kosten der Auslagerung. Gerade Unternehmen in der Startphase oder KMUs werden durch den Aufwand und die Kosten einer betriebsinternen Buchhaltung sehr belastet. Um sich in finanz- und steuerrechtliche Themen einzuarbeiten, müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter viel Zeit investieren. Dadurch ist die betriebsinterne Buchhaltung häufig nicht besonders effizient. Gleichzeitig sinkt mit dem Unternehmenswachstum auch die Transparenz. Mit einem Transparenzverlust geht auch die Übersicht verloren. Outsourcing bietet den Vorteil, dass sie monatlich planbar ist und somit eine grundsätzliche Transparenz bietet.
Vor- und Nachteile von Outsourcing
Je nach Unternehmensgröße kann die Auslagerung der Buchhaltung verschiedene Vor- und Nachteile mit sich bringen. Daher ist es sinnvoll sich auch die Unternehmenssituation genauer anzuschauen, um eine qualifizierte Entscheidung bezüglich der Handhabung der Buchhaltung zu treffen
Vorteile
- Als Unternehmer wird man entlastet und kann sich vollkommen auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren. Der Fokus bleibt also auf dem Kerngeschäft des Unternehmens.
- Outsourcing bietet erhöhte (Daten-)Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten, wodurch das Fehlerrisiko sinkt.
- Fachpersonal im Bereich Buchhaltung ist aktuell schwer zu finden und sehr teuer. Zudem gehören zur Anstellung eigener Buchhalter nicht nur die Lohnkosten, sondern regelmäßig auch Kosten für die Nutzungslizenzen einer Buchhaltungssoftware, sowie Kosten für nötige Fortbildungen und Bildungsmaterial. Beim Outsourcing fallen diese Kosten weg.
- Kosten einer externen Buchhaltung sind meist Fixkosten und damit einfacher zu kalkulieren.
- Lohn- und Buchhaltungsbüros haben das nötige Fachwissen, um die laufende Buchhaltung schnell und zuverlässig durchzuführen.
- Als Unternehmen spart man Zeit und Aufwand, weil lediglich Daten übermittelt werden müssen.
- Lohn- und Buchhaltungsbüros können fachkundig beraten und arbeiten zudem meist mit Anwälten oder Beratern zusammen, die bei komplizierten Sachveralten ebenfalls hinzugezogen werden können.
- Arbeitet man mit einem smarten Buchhaltungsprogramm, fällt der Schritt in die Digitalisierung leichter und man behält den Überblick.
- Beim Outsourcing gibt es keine Ausfälle durch Mitarbeiter oder Krankheit, die bei der Einstellung eigener Mitarbeiter auftreten können.
Nachteile
- Das Unternehmen ist gewissermaßen abhängig vom Dienstleister und die Zusammenarbeit setzt oft langfristige Verträge voraus.
- Mit der Auslagerung werden auch sensible Unternehmensdaten weitergegeben. Dienstleister müssen höchste Sicherheitsstandards einhalten.
- Der Dienstleister ist zwar für die korrekte Durchführung haftbar, das auftraggebende Unternehmen haftet allerdings für die fehlerfreie Übergabe und Aufbewahrung der Betriebsdaten.
- Es entsteht ein höherer Koordinations- und Kommunikationsaufwand
Was muss ich trotz externer Buchhaltung noch selbst leisten?
Um sicherzustellen, dass das Outsourcing möglichst reibungslos läuft, sollte man sich vorbereiten. Der externe Dienstleister braucht für die Einrichtung der externen Buchhaltung meist folgender Dokumente und Daten:
- Stammdatenblatt
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Betriebsnummer
- Anmeldebestätigung der Berufsgenossenschaft
- Informationen zur Ist- oder Soll-Versteuerung
- Belege und Kontoauszüge
- Barbelege
Externe Buchhaltungsdienstleistungen
Nicht für jedes Unternehmen ist die komplette Auslagerung des internen und externen Rechnungswesens sinnvoll. Daher gibt es verschiedene Outsourcing-Lösungen. Man kann die Bereiche Finanzbuchhaltung, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Gewinn- und Verlustrechnung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Jahresabschluss, Steuererklärung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Lohnbuchhaltung flexibel auslagern.
2. Outsourcen Lohnbuchhaltung
Gerade für kleine bis mittlere Unternehmen (KMU) kann die Lohnbuchhaltung sehr zeitintensiv und kostspielig werden. Daher ist es für einige Unternehmen sinnvoll, ihre Lohnbuchhaltung auszulagern.
Warum lohnt sich das Outsourcen der Lohnbuchhaltung?
Gerade die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ist für kleine und mittelständige Unternehmen sinnvoll, da sie ein komplexes Aufgabenfeld darstellt, auf dem sich sowohl die Gesetzeslage als auch die Anforderungen regelmäßig ändern. Auch hier besteht neben dem Auslagern die Möglichkeit eine Interne Fachkraft einzustellen. Für viele Unternehmen ist das wirtschaftlich allerdings nicht lohnenswert.
Wie lagert man die Lohnabrechnung aus?
Zunächst erfasst man die Stammdaten des Unternehmens und der Mitarbeiter. Dann errechnet man die Gehälter und legt Lohn- und Gehaltszahlungen der Mitarbeiter fest. Der externe Dienstleister kümmert sich um die Lohnsteueranmeldung, übermittelt die Sozialversicherungsträger sendet Nachweise an die Krankenkassen und Berufsgenossenschaften. Kurz vor der monatlichen Lohnabrechnung wird eine Mitarbeiterliste mit allen Bewegungsdaten an den Dienstleister übermittelt. Und nach Bearbeitung der Daten erhält das Unternehmen eine Kostenliste samt Lohnauswertung. Diese sollte für mögliche Betriebsprüfungen archiviert werden.
Lohnabrechnung mittels Softwarelösung
Sogenannte HR-Softwares zur online Lohnabrechnung sorgen dank automatisierter Prozesse für eine unternehmensinterne Zeitersparnis und für einen sicheren Datentransfer an ein externes Lohn- oder Steuerbüro. Gerade bei monatlich schwankenden Löhnen und wechselnder bzw. wachsender Belegschaft, ist eine Lohnbuchhaltungssoftware eine effektive Lösung. Bei der Auswahl der richtigen Software, sollte man sich überlegen, welche Anforderung diese erfüllen soll. Automatisierung, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Datenarchivierung oder Schnittstellenintegration sind nur ein paar mögliche Anforderungskriterien.
Sollte ich meine Lohnbuchhaltung auslagern?
Da die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens ein geschlossener Vorgang ist, der weitestgehend von anderen Geschäftsbereichen ausgeschlossen ist, kann das Arbeitsfeld relativ schnell ausgelagert werden. Davon können vor allem KMU profitieren. Denn durch das Auslagern fällt ein komplexer Aufgabenbereich weg. Das ermöglicht dem Unternehmen sich stärker auf das Kerngeschäft zu fokussieren. Zudem ist Outsourcing an ein Lohn- oder Steuerbüro meist deutlich kostengünstiger als die Einstellung und regelmäßige Weiterbildung einer Fachkraft.
Bei kleineren MKUs kann die Beauftragung eines Lohn- oder Steuerbüros den Budgetrahmen übersteigen. In diesem Fall bietet die digitale Gehaltsabrechnung eine Möglichkeit, die Lohnbuchhaltung trotzdem schnell, sicher und unabhängig abzuwickeln.
Ob die Auslagerung der Lohnbuchhaltung für das Unternehmen lohnenswert ist, muss man als Unternehmer selbst abwägen.