Kalkulation und Planung

 

Finanzplanung

Der Finanzplan ist ein wichtiger Bestandteil des Businessplans. Gründern kann der Finanzplan beispielsweise helfen, das benötigte Startkapital einzuschätzen, eine Gewinnschwelle festzulegen und eine Finanzierung zu finden. Aber auch für laufende Betriebe ist er ein wichtiges Element zur Überwachung der Profitabilität.

Der Finanzplan beinhaltet die Liquiditätsplanung und Ertragsvorschau. Zudem bietet er einen Überblick über die Einnahmen, Ausgaben und die voraussichtliche finanzielle Entwicklung des Unternehmens. Die finanzielle Entwicklung wird meistens über einen Zeitraum von bis zu drei Jahren prognostiziert. Manchmal auch für einen längeren Zeitraum. Hier gilt allerdings: Je länger der Zeitraum, desto ungenauer ist die Prognose.

Um einen Finanzplan zu erstellen, muss der Kapitalbedarf berechnet werden. Dieser setzt sich aus den Gründungskosten, den Ausgaben für Investitionen und den laufenden Kosten zusammen. Da Gründer häufig dazu neigen, ihren Bedarf an Fremdfinanzierung zu unterschätzen, ist es wichtig bei der Kalkulation sehr sorgfältig vorzugehen und einen Puffer einzuplanen.

 

Fragen die der Finanzplan außerdem beantworten sollte:

• In was genau wird das benötigte Geld investiert?
• Ab wann werden Gewinne erzielt?
• Wo und wann bestehen voraussichtlich Engpässe?
• Welche Variablen könnten den Umsatz beeinflussen?

 

Rentabilitätsrechnung: 

Lohnt sich der Schritt in die Selbstständigkeit? Zu welchem Zeitpunkt ist das Unternehmen wie profitabel? Wie hoch müssen die Einnahmen sein, um die Kosten zu decken?

 

 

 

Fixe und variable Kosten

Um festzustellen, welche Variablen den Umsatz beeinflussen können, muss man zwischen Fixen und variablen Kosten unterscheiden. Fixe Kosten sind die Kosten, die unabhängig vom laufenden Betrieb in regelmäßigen Intervallen (z.B. monatlich, quartalsweise, jährlich) anfallen. Dazu gehören u.a. Miete, Gehälter, Versicherungen oder Steuern.

Weil sich die Fixkosten nicht großartig verändern und in regelmäßigen Abständen wiederkehren, kann man durch sie eine gleichbleibende Kostenstruktur entwickeln. Man kann sie also langfristig planen. Solche Plankosten sind wichtig für die Kalkulation.

Variable Kosten sind, wie der Name schon sagt, nicht konstant, sondern veränderlich bzw. variabel. Sie entstehen abhängig von der Produktionsmenge immer wieder neu und anders. Unter variable Kosten fallen z.B. Spritkosten für Firmenfahrzeuge, Werbekosten oder Spesen wie Restaurantbesuche.

 

 

Umsatzplanung

Neben dem Finanzplan ist auch der Umsatzplan ein wesentlicher Bestandteil des Businessplans und wichtig für die Entwicklung des Unternehmens. In der Umsatzplanung wird angegeben, in welcher Größenordnung Produkte und Dienstleistungen für einen bestimmten Zeitraum voraussichtlich verkauft werden sollen. Es wird also dargestellt, wie häufig ein Produkt oder eine Dienstleistung nach der Unternehmensgründung vermutlich verkauft wird.

 

Dafür wird zunächst der Mindestumsatz berechnet. Dieser muss mindestens so hoch sein, dass alle Kosten gedeckt sind und die eigene Existenz gesichert ist. Man muss also berechnen, wie viele Einheiten monatlich verkauft werden müssen, um als Selbständiger davon leben zu können. Zu Beginn einer Unternehmenslaufbahn ist es von Vorteil sich zunächst an diesem Wert zu orientieren und den Umsatz eher konservativer zu planen.

 

Der Umsatz ist die Summe deiner Einnahmen und damit nicht mit dem Gewinn gleichzusetzen. Um letzteren zu ermitteln, müssen alle Kosten vom Umsatz abgezogen werden.

 

Um herauszufinden, ob die Zahlen in der eigenen Umsatzplanung realistisch sind, wird ein Branchenvergleich gemacht. Dafür besorgt man sich im Internet oder bei der Beratungsstelle für Gründer einen Branchenbericht. Darin überprüft man den Handelsbericht auf den Umsatz der jeweiligen Branche in den letzten Jahren und die Zukunftsprognose auf die Preisgestaltung innerhalb der Branche. Stellt sich die eigene Planung als unrealistisch heraus, muss nachkorrigiert werden.

 

Um eine noch bessere Vergleichbarkeit zu bekommen, lohnt es sich neben dem Branchenvergleich auch bei Insidern auf dem Markt und bei Potentiellen Kunden nachzufragen. Wichtig hierbei ist es, in einer Gegend nachzufragen, die deinem geplanten Marktplatz möglichst ähnlich ist. Außerdem sollte man bedenken, dass jeder Insider potentielle Konkurrenz ist.

 

 

Projektnachkalkulation

Mit der Projektnachkalkulation lässt sich prüfen, wie rentabel ein Projekt oder eine Dienstleistung für ein Unternehmen ist. So lässt sich feststellen, ob sich eine Dienstleistung für das Unternehmen tatsächlich lohnt.

Um die Rentabilität der Dienstleistung zu berechnen, wird zunächst der Deckungsbeitrag ermittelt. Dieser bildet den Betrag, der einem Unternehmen zur Deckung der Fixkosten zur Verfügung steht. Der Deckungsbeitrag setzt sich aus der Differenz von Umsatz und variablen Kosten zusammen und sollte niemals negativ sein.

 

 

Umsatz – variable Kosten = Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag allein ist aber noch nicht ausschlaggebend für die Rentabilität eines Projektes. Er muss erst in Relation zu den Fixkosten gesetzt werden. Diese fallen, unabhängig von der Produktionsmenge, immer in gleicher Höhe an.

Sind Deckungsbeitrag und Fixkosten gleich hoch, macht das Unternehmen weder Gewinn noch Verlust. Die Einnahmen sind ausgeglichen.

Ist der Deckungsbeitrag höher als die Fixkosten, macht das Unternehmen Gewinn.

Ist der Deckungsbeitrag niedriger als die Fixkosten, macht das Unternehmen Verlust. Dann muss gegengesteuert werden, indem der Umsatz gesteigert oder die variablen Kosten reduziert werden.

 

 

Die Kriegskasse

Unter Kriegskasse versteht man finanzielle Rücklagen für schlechte Zeiten oder liquide Engpässe. Gefüllt wird sie durch den Cashflow des Unternehmens.

Etwa 50% des monatlichen Gewinns sollte in das Unternehmenswachstum investiert werden. Die anderen 50% sollten in die Kriegskasse fließen. So wird diese Stück für Stück aufgebaut. Die Untergrenze der Kriegskasse sollte bei mindestens 2 bis 6 monatlichen Fixkosten liegen. Die Obergrenze ist davon abhängig, wie schnell sich dein Unternehmen nach einem Liquiditätsengpass wieder erholen kann. Um besser nachzuvollziehen, wie viel Geld sich in der Kriegskasse befindet, ist es sinnvoll ein separates Konto zu eröffnen. Geld, das oberhalb der Obergrenze liegt, kann entweder in das Unternehmenswachstum fließen oder in Wertpapiere, Immobilien etc. investiert werden.

Der Vorteil einer Kriegskasse ist die steigende Liquidität des Unternehmens. Der Nachteil ist, dass bei einer Steigerung der Liquidität die Rentabilität zurückgeht. Hier gilt allerdings: Liquidität ist im Zweifelsfall wichtiger als die Rentabilität.

Liquidität bedeutet in diesem Zusammenhang Zahlungsfähigkeit. D.h. wie flexibel ist das Unternehmen, wenn es darum geht Rechnungen wie Gehälter, Miete oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten innerhalb eines kurzen Zeitraums zu bezahlen.

Ist ein Unternehmen nicht mehr liquide kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen. Diese können weiterhin zu Mahnungen, weiteren Zahlungen oder Lieferschwierigkeiten führen.

 

Liquiditätsengpässe erkennt man an folgenden Anzeichen:

• Gehälter können nur knapp oder erst später gezahlt werden
• Kreditlinien oder Bankkonten werden überzogen
• Lieferanten werden erst später oder gar nicht bezahlt

 

 

 

Quartalsplanung

 

Kalkulation bietet einen Überblick über die finanzielle Lage und ist essentiell für die strategische Ausrichtung eines Unternehmens. Sie schafft Flexibilität und hilf bei der Entscheidungsfindung. Daher sollte sie optimaler Weise Teil der Quartalsplanung sein. In diesem Zusammenhang wird zunächst das letzte Quartal ausgewertet, indem man Umsatz, Vorgehensweise und Zielsetzung genauer betrachtet. Nach Auswertung des letzten Quartals wird das folgende geplant. Man setzt sich neue Ziele im Bereich Umsatz sowie Weiterbildung fest und legt eine Vorgehensweise in einzelnen Schritten sogenannten Action-Steps fest. Auf diese Weise fungiert die Quartalsplanung als eine Art Kompass für das Unternehmen.