Wenn das Arbeitspensum ins Unermessliche steigt, weil man die Arbeit ohne Unterstützung nicht mehr erledigen kann, schafft das Einstellen eines Mitarbeiters Freiräume. Bevor man einen Mitarbeiter einstellt, sollte man allerdings über die anstehenden Personalkosten informiert sein. Denn Arbeitgeber zahlen nicht nur das Bruttoentgelt für ihre Mitarbeiter, sondern müssen zusätzlich mit einigen weiteren Kostenpunkten rechnen. Wenn man das Bruttoentgelt mit den Lohnnebenkosten summiert, ergibt sich das sogenannte Arbeitgeberbrutto – also das, was der Arbeitgeber am Ende für seinen Mitarbeiter zahlt.
Was ist im Arbeitgeberbrutto enthalten?
Zu den gesetzlich vorgegeben und daher fixen Lohnnebenkosten gehören:
- Bruttolohn
- Sozialabgaben
Hierbei handelt es sich um einen festen prozentualen Arbeitgeberanteil an Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Insgesamt sind das etwa 22% vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber zusätzlich bezahlen muss.
- Pauschalsteuern für gewisse Bezüge oder Minijobber
Arbeitgeber können bestimmte geldwerte Vorteile pauschal versteuern, bspw. Firmenwagen, Erholungsbeihilfen, Zuschüsse für Mahlzeiten oder einen Internetzuschuss. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn rund 30% Pauschalsteuer zahlen, wenn Mitarbeiter als Minijobber eingestellt werden. Minijobber sind hinsichtlich der Sozialabgaben also die teuersten Mitarbeiter. Deshalb kommt der Arbeitslohn bei Minijobbern steuer- und sozialversicherungsfrei an, d.h. Brutto- und Nettogehalt sind identisch.
- Gesetzliche Unfallversicherung
Die Unfallversicherung wird von den Berufsgenossenschaften getragen und dient als Vorsorge für Arbeitnehmer, die aufgrund von Berufskrankheiten oder Arbeitsunfällen arbeitsunfähig werden. In diesen Fällen werden Arbeitnehmer bzw. deren Angehörige finanziell entschädigt.
Umlagen für Krankheitsfälle und Mutterschaft
Zu den Pflichtangaben gehören auch die Lohnfortzahlungen bei Krankheit, Urlaub und gesetzlichen Feiertagen unter der Woche. Kleine und mittelständiger Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern haben allerdings die Möglichkeit, sich die anfallenden Entgeltfortzahlungen für erkrankte Mitarbeiter von den Krankenkassen erstatten zu lassen. Dafür zahlen sie als Arbeitgeber Beiträge an die Krankenkassen.
Die gesetzlichen Lohnnebenkosten, die man als Arbeitgeber zahlen muss, sind auf eine Beitragsbemessungsgrenze beschränkt. Sie zeigt an, bis zu welcher Höhe Lohn bzw. Gehalt des Mitarbeiters zur prozentualen Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden. Alles, was über dieser Grenze liegt, ist beitragsfrei. Die Beitragsbemessungsgrenze wird jährlich angehoben und liegt für 2023 monatlich bei 4.987,50 €.
Tipp
Neben den gesetzlich vorgegebenen Lohnnebenkosten können zusätzliche Lohnkosten durch Tarifvereinbarungen oder freiwillige Leistungen an die Mitarbeiter entstehen. Darunter fallen beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld, das 13. Monatsgehalt, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge oder Aufwendungen für Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen.
Welche Schritte sind bei der Einstellung von Mitarbeitern zu beachten?
Wenn man als Arbeitgeber einen Mitarbeiter einstellen möchte, muss man verschieden Pflichten nachkommen.
1. Betriebsnummer beantragen
Bei der Einstellung eines Mitarbeiters, muss eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Die achtstellige Identifikationsnummer wird für alle Meldungen und Zahlungen an die Krankenkasse benötigt. Die Beantragung kann auch ein Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsbüro wie wir übernehmen.
2. Mitarbeiter erfassen
Als Arbeitgeber benötigt man einige Unterlagen und Informationen über den Mitarbeiter. Dazu gehören u.a. ein ausgefüllter Personalfragebogen, eine Kopie des Personalausweises und die Rentenversicherungsnummer. Vorlagen für den Personalfragebogen finden sich im Internet.
3. Arbeitsvertrag aufsetzen
Der Arbeitsvertrag regelt alle wichtigen Rechte und Pflichten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber innerhalb eines Arbeitsverhältnisses. Es ist grundsätzlich möglich einen Mitarbeiter einzustellen bevor der Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten wurde, allerdings ist rechtlich festgeschrieben, dass dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Arbeitsaufnahme ein Arbeitsvertrag ausgehändigt wird. Der Arbeitsvertrag sollte Minimalangaben wir Arbeitszeiten, Kündigungsfristen, etc. enthalten und muss von beiden Vertragsparteien eigenhändig unterschrieben werden. Wer zum ersten Mal einen Mitarbeiter einstellt, sollte sich von einem fachkundigen Anwalt beraten lassen.
4. Mitarbeiter anmelden
Neuer Mitarbeiter müssen bei der Sozialversicherung, der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft), dem Finanzamt und ggf. dem Gesundheitsamt angemeldet werden. Informationen zu den Beitrags- und Meldeverfahren findet man im Internet. Allerdings können auch hier wieder ein Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsbüro die Anmeldung übernehmen.
Worauf muss man bei der Einstellung von Mitarbeitern achten?
Es ist nicht einfach qualifiziertes Personal zu finden, das zum Firmenprofil passt und möglichst langfristig für das Unternehmen arbeitet. Deshalb sollten bei der Mitarbeitersuche einige Faktoren bedacht werden.
Stellenbeschreibung
Bevor man aktiv mit der Mitarbeitersuche startet, sollten zunächst ein Stellenprofil sowie ein Mitarbeiterprofil erstellt werden. Beides wird dann in einer präzisen Stellenbeschreibung zusammengeführt.
Medien
Startet man nun aktiv mit der Mitarbeitersuche, können verschiedene Medien und Kanäle genutzt werden. Zur Auswahl stehen die eigene Internetseite, der Bekanntenkreis, die Agentur für Arbeit, diverse Jobbörsen sowie Personalvermittler und einiges mehr. Man sollte bei der Medienwahl allerdings gezielt vorgehen und sich überlegen, mit welchem Medium man die eigene Zielgruppe am besten erreichen kann. Zudem unterscheiden sich die Kosten für die einzelnen Maßnahmen.
Zeitfaktor
Der Bewerbungsprozess ist für das gesamte Unternehmensteam mit finanziellem und zeitlichem Aufwand verbunden. Wenn durch die unbesetzte Stelle potentieller Umsatz verloren geht, entstehen zudem Opportunitätskosten. Je schneller man also einen Mitarbeiter findet, desto besser. Manchmal lohnt es sich daher in Personalvermittlung o.ä. zu investieren.
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